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活動規劃
2025.04.25
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活動公司怎麼挑才安心？5個挑選關鍵、風險避雷一次看懂
第一次找活動公司就踩雷？價格看起來很便宜，結果現場一團亂、流程對不齊，真的會讓人心很累！其實活動公司選得好，能省下的不只是時間，還有不少溝通和執行的麻煩。本篇就要帶你了解活動公司常見的3大陷阱，並教你怎麼挑到真正專業、值得信賴的團隊，讓活動順順利利、不再怕出包！
為什麼找活動公司會遇到踩雷風險？
許多人第一次找活動公司辦活動，都是看廣告、比價格，覺得誰便宜就找誰，但真相是──便宜沒好貨、照片不等於實力。從規劃到執行，活動的每一個環節都很講求「團隊默契、臨場應變、細節處理」，一個環節出錯，就可能整場翻車。而常見的踩雷狀況，往往從下列幾點開始……
價格看起來很甜，背後其實是外包轉包？
你是不是也遇過：「整包幫你弄好」、「一條龍服務」，結果細問才發現幾乎都外包──視覺給接案設計、現場交給臨時工、活動主持人也是朋友湊的。
這類「外包轉包」模式最大問題就是：溝通斷層多，品質難掌控，你以為找到總負責人，其實只是個窗口而已。等問題發生，他還要問別人，效率大打折扣，也沒人願意真正負責。
沒有固定團隊，現場執行容易出包
真正有經驗的活動公司，現場團隊是長期合作、訓練過的，不論是燈光、音響還是走位都能默契配合。反觀有些小型或臨時組成的公司，現場找來幾個不認識的工作人員湊數，連基本溝通都有問題。
結果就是：流程亂、Cue點錯、道具找不到、甚至主持人說詞都不對，讓主辦單位壓力爆棚。專業活動是靠「流程＋經驗＋細節控」，不是「隨便有人做就好」。
報價內容不清楚，追加費用變陷阱
「怎麼最後報價比原本貴兩倍？」這句話是不是很熟？
不少活動公司會用「初步報價很便宜」來吸引你，但裡面藏了很多陷阱，像是：
● 沒說明稅金是否包含
● 項目列得很粗略，細節都需另外加價
● 設計修改、運輸費、臨時調整都另算
結果是，你以為簽了就能放手，後面卻被加價到懷疑人生。真正透明、可信的活動公司，報價單一定會列得很清楚、明白告知你哪些是選配、哪些是標配。
臨時更改需求就愛理不理？服務態度看得出專業度
活動臨時出狀況很正常，重點是廠商願不願意積極處理。優質團隊通常會主動提出替代方案、即時幫你解決；但有些公司一聽到要改內容就擺臭臉：「這不在合約裡喔」、「我們要加價」、「這不是我們的責任」……
如果你在活動前期溝通時，就已經感受到他們「被動、冷處理、常已讀不回」，那活動當天要他們救火，就別太期待了。
挑活動公司前，這5個關鍵一定要先確認
很多人找活動公司是憑感覺，有人推薦、網路評價好就下訂，結果活動當天一堆問題，主辦方變成消防隊長四處救火。其實只要在合作前「問對問題、看對重點」，就能大幅降低出包機率。以下這五件事，都是我們從無數主辦單位踩雷後總結出來的「避坑守則」，特別適合初次合作、或預算有限的品牌方參考。
關鍵1、是否有自有執行團隊？還是外包再外包？
很多號稱「一條龍服務」的公司，其實只是接案窗口，真正執行全靠外包支援。這種做法風險非常高：
● 沒有固定團隊，臨場配合度差
● 項目彼此不熟，容易出錯
● 無法控流程，只能等現場救火
建議你問清楚：燈光、音響、攝影、現場執行是不是他們自己人？還是「代叫」的？有自有團隊的公司，才能確保你溝通的是同一批人，現場默契也比較有保障。
關鍵2、是否提供企劃流程、時程與報價透明化文件？
專業活動公司在合作初期就會提出：
● 活動規劃流程表（何時討論、何時試音、何時裝設）
● 報價明細（道具費、工班費、設計費、稅金全列）
● 時程甘特圖（每個里程碑都清楚標示）
這不只方便你掌握進度，更代表這家公司有系統在管理專案，而不是靠一人土法煉鋼亂槍打鳥。有流程、有表單、有交期，才是能信任的活動夥伴。
關鍵3、是否願意簽正式合約、確認雙方責任？
活動項目再小，都建議要簽約，不然哪天臨時改時段、場地不能裝、道具送錯，都很難釐清責任。而且合約還能保障你遇到突發事件時：
● 可否退款？
● 變更內容是否要加價？
● 延後場次如何處理？
這些都該白紙黑字寫清楚，負責任的廠商會主動提合約，不會用一句「我們都靠信任啦」來帶過。
關鍵4、是否能提供過往案例或現場執行照片？
問他們：「之前辦過哪些活動？可以看現場照或影片嗎？」這不只是確認專業，更能讓你了解他們的設計風格、活動掌握能力。真正有經驗的公司通常會：
● 提供完整活動紀錄（如開場影片、道具佈置、觀眾互動）
● 有一套標準作業流程（而不是現場靠感覺）
● 客戶名單與成果展示一清二楚
如果對方說不方便提供、照片找不到，那就真的要多想一想了。
關鍵5、線上評價與口碑怎麼看？哪些指標最關鍵？
除了聽朋友介紹，也可以自己查查看 Google 評論、Facebook 粉專、甚至在 Dcard、PTT 搜索關鍵字看看討論。但重點不是看星數，而是看評論的內容有沒有「實感」。可以注意：
● 有無提到實際活動的流程與回饋
● 有無處理過客訴的紀錄與回應態度
● 是不是只有幾則五星評價就草草了事
當你發現評價大多集中在「流程順暢」、「溝通清楚」、「當天很安心」，那基本上就可以列入名單安心合作了。
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辦活動不踩雷？找對活動公司這樣做最保險
辦一場活動，從場地佈置、流程規劃到現場控場，沒那麼簡單！但其實只要一開始找對團隊、問對問題、確認對的細節，整體執行就能順很多。不管是企業活動、品牌發表、還是小型派對，以下這幾點就是讓你不踩雷、不後悔的選公司關鍵步驟！
先明確你的活動需求，才好對焦團隊專長
不要一開始就問「這個多少錢？」先搞清楚自己的需求比較重要。是要氣氛輕鬆的品牌派對？還是流程精準的企業記者會？不同類型的活動，適合的公司也不一樣。
建議你準備以下資訊再諮詢：
● 活動主題與預期目標（例如：曝光、互動、轉單）
● 預估人數與預算範圍
● 是否已有場地／需要找地點
● 需要哪些服務（設計、主持、攝影、燈光、道具等）
這樣對方才能準確回應、給出合適建議，也能從中判斷他們是否「懂行」。
多問幾間比價，不只比價格，更要比「溝通效率」
比價絕對不是只比誰便宜，而是要看誰「講得清楚、回得快速、邏輯清楚」。
溝通不順的公司，即使報價再便宜，未來一定出問題。你可以從以下幾點觀察他們的溝通效率：
● 有沒有詳細回應你的每個問題？
● 回信或回覆訊息的速度快不快？
● 是否能主動提醒你可能忽略的細節？
一家能夠「先想你一步」的活動公司，通常也比較能在現場幫你解決突發狀況。
活動公司合作常見問題 Q&A
Q1：活動公司可以只負責部分項目嗎？像是只有場佈或主持？
可以，大多數活動公司都有提供「單項承接」的彈性服務，例如你已經有場地，但缺主持人或燈光設備，也可以單獨發包。不過記得確認雙方分工與時程，避免現場出現協調問題。
Q2：活動臨時延期或改時間，廠商通常怎麼處理？
延期處理方式會寫在合約裡，通常會視更改時點與場地檔期來討論是否需補差額或變更費用。建議簽約前就先問清楚「變更條款」，有書面說明最保險。
Q3：活動公司是否會協助找場地、報價與場勘？
多數有經驗的活動公司都有「找場配套」服務，甚至有固定合作場地。專業團隊會依照人數、地點、預算推薦合適場地，並可協助事前場勘，讓整體規劃更順利。
Q4：活動當天如果有突發狀況活動公司會處理嗎？
會，專業活動公司會事先準備備案流程，包含租棚備用、緊急電源、流程調整建議等。你可以事前詢問：「你們是否有應變SOP？可以提供範例嗎？」有準備的公司，通常處理突發狀況也比較沉著。
不論你是第一次辦活動，還是曾經合作過卻踩過雷，挑對活動公司，真的能讓整場流程省事又安心。從事前溝通、場佈規劃，到當天臨場支援，一個夠專業的團隊，就是你活動順不順的最大關鍵！還在煩惱怎麼開始規劃、怎麼找信得過的團隊嗎？
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歡迎聯絡團隊諮詢，讓下一場活動辦得有聲有色、不再手忙腳亂！
