辦活動好難?8個步驟讓你規劃一場好活動！

活動規劃 2023.07.22
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辦活動好難?8個步驟讓你規劃一場好活動！

前言

在現代社會中，舉辦活動已成為人們交流、娛樂和展示的重要方式。不管是演唱會、記者會、企業活動、社區聚會、學術研討會還是大學社團成發，都需要一個周密的規劃過程，然而規劃活動要做的事情包含挑選場地、制定預算、邀請來賓、場地佈置、設備安排、活動流程規劃等。每個看似簡單的活動其實都有許多細節需要掌控，做好每個細節，才能規劃好一場活動。我們整理出了規劃活動的8大步驟，讓讀者跟著我們一起從0規劃出一場好的活動！！

確定活動需求與預算
建置活動團隊
擬定活動計畫書
聯絡合作廠商
安排活動宣傳
活動彩排
活動現場執行與紀錄
活動評估
總節
活動規劃公司與活動場地推薦

5W2H分析法

確定活動需求與預算

在規劃活動的一開始，必須要先了解活動的需求與預算，大家可以想像成在買衣服一樣，先確定自己的風格需求與預算才可以找到適合自己的衣服，這邊推薦大家使用「5W2H」，這個方法可以幫助你更了解活動的需求，在之後的規劃上也會更順暢。

5W2H(七何分析法)

辦什麼活動(What)：確認活動的主題與內容

為什麼要辦活動 (Why)：確認活動的目標，這個在行銷的角度尤其重要，例如活動目標是增加品牌知名度或是提升業績呢？目標不同，做法也會不一樣

活動時間 (When)：確認活動何時舉辦，可以詳細到日期與時間

活動地點 (Where)：確認活動在何處舉辦，是線上還是實體？場地需要多大？

活動參與者 (Who)：確認活動的參與者有誰，包含企劃團隊、目標受眾、講者、贊助商等

活動形式 (How)：確認活動要如何進行，採用什麼樣的形式與流程

活動預算 (How much)：確認活動經費有多少

建置活動團隊

規劃活動的過程是一個複雜也需要耗費時間的工作，這時候就需要一個分工明確的團隊，來確保活動從規劃到執行的順利，尤其假如是大型活動，其中的規劃執行工作量根本不是一個人可以掌控的，所以好的團隊會是活動進程的關鍵，以下小編就提供一個基本的團隊配置。

一般來說，活動團隊成員可以分類成五種角色：

專案經理
整個專案對客戶的窗口，預算的編制及採購的決策等。
活動執行
負責整個專案的推動，包含聯絡合作廠商，媒體邀請等......。
宣傳及行銷
負責確保活動的潛在參與者都能得知活動相關的訊息，包含時間表、地圖、手冊、講者訊息等。此外，如何透過宣傳讓活動整體效益最大化，也是宣傳人員的工作。
美術編輯
負責活動規劃到執行所需的視覺意象，包含主視覺、活動流程表的呈現、引導牌等.....。
技術執行
負責活動中的軟硬體、場佈，其中包含燈光、音響、視訊。

擬定活動計畫書

計劃書的撰寫可以幫助團隊與客戶都可以清晰地了解活動的全貌，也有助於團隊中的成員更加有效率的完成自己的工作。

一份好的計劃書應該包含以下要素:

活動目標
活動時間
活動地點
活動時程表
活動環節表
主持人及來賓介紹
活動推廣計畫
餐飲安排
團隊工作分配表

聯絡合作廠商

活動中任何需要外部資源的地方都需要尋求合作廠商協助，根據不同的活動都需要不同的資源，小編在這邊提供一些比較常見的外部需求。

活動主持人
硬體設備公司
場地租借
攝影團隊
表演團隊
餐飲需求
贈品廠商
印刷廠商
廣告投放廠商

安排活動宣傳

一個活動的成功除了好的規劃也需要好的宣傳手段，通過了解活動的目標選擇是要實體行銷又或者是數位行銷，不管用哪一種，都要找到性價比最高的方法，才能讓宣傳的效益最佳化。小編在這邊也提供幾個比較常見的實體宣傳跟數位宣傳的管道。

實體宣傳

公車車體廣告
公車站廣告
大樓看板
路邊電視廣告
捷運燈箱廣告
羅馬旗
實體手冊
宣導品

數位宣傳

社群平台廣告
網站關鍵字廣告
影音廣告
kol宣傳
電視廣告

活動彩排

理論值跟現場實際進行差別是非常大的，因此活動前的彩排是非常重要的。

彩排基本上就是把所有活動環節按照當初規劃的時間走過一遍，從觀眾進場開始，不管是工作人員接待的方式、長官上下台的流程、音樂播放的時機、燈光的變換、上下台的動線，這些都需要現場實際走過一遍，彩排當下發現有不順暢的地方都可以即時做修正，確保正式活動的順利。

彩排需要注意的有那些?

1.硬體的調整:

透過彩排讓硬體技術人員了解活動流程，提供更好的呈現方式。

2.動線的安排:

確保活動會場的動線、上下台動線、工作人員動線的合理性，以及動線大小是不是符合活動需求。

3.人員的安排:

彩排當下依活動會場的大小判斷人員的安排是否妥當，是否要追加人手或刪去多餘的人員，
讓活動會場不要那麼壅擠。

活動現場執行與紀錄

來到這一步，活動終於要正式開始了！前面所耗費的時間都將在今天看到成果，但不是活動當天就沒有要注意的事情了~到活動現場要先確認所有一切軟硬設備都是否正常，隨時注意觀眾進場狀況，雖然彩排可以確認所有活動環節與時程，但活動當天總會有一些變數，你必須時刻注意所有有可能的變數，甚至是將可能影響活動順利的不安因素提前發現並解決，才可以讓正式演出順利進行。另外記得要為活動留下紀錄，豐富自己的經歷！

活動評估

到了這邊，你緊繃的神經也徹底放鬆了，恭喜你！完成了一場活動！這是辦活動的最後一個步驟了，評估活動的成效很重要，每一次的活動經驗都可以為下一場活動提供更多寶貴的意見，不只是經驗上的傳承，數據上的統計也是很重要的，小編也在這邊分享幾個需要評估的項目~

1.活動需求與目標

整個活動有沒有達成當初辦活動的初衷與目標。

2.廣告宣傳成效

統計參與活動的人都是從哪一個宣傳管道得知活動消息，進而了解哪些宣傳管道轉化率較高，未來也可以做為宣傳的重點。

3.問卷調查

對觀眾進行問卷調查，進而得知觀眾對於活動的滿意度，不滿意的地方可以做為下次辦活動改進的地方。

總節

說到這裡，想要辦一場活動其實並不難，難的是如何把活動辦的好，規劃好一場活動也需要大量的經驗累積，都是到活動結束回過頭看才發現其實也有著許多可以精進的地方，也希望看這篇文章的大家可以透過每次經驗的累積辦出更好的活動！

活動規劃公司與活動場地推薦

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