活動規劃 2023.07.22

辦活動好難?8個步驟讓你規劃一場好活動！

辦活動好難?8個步驟讓你規劃一場好活動！   前言 在現代社會中，舉辦活動已成為人們交流、娛樂和展示的重要方式。不管是演唱會、記者會、企業活動、社區聚會、學術研討會還是大學社團成發，都需要一個周密的規劃過程，然而規劃活動要做的事情包含挑選場地、制定預算、邀請來賓、場地佈置、設備安排、活動流程規劃等。每個看似簡單的活動其實都有許多細節需要掌控，做好每個細節，才能規劃好一場活動。我們整理出了規劃活動的8大步驟，讓讀者跟著我們一起從0規劃出一場好的活動！！ 目錄 確定活動需求與預算 建置活動團隊 擬定活動計畫書 聯絡合作廠商 安排活動宣傳 活動彩排 活動現場執行與紀錄 活動評估 總節 活動規劃公司與活動場地推薦 確定活動需求與預算 在規劃活動的一開始，必須要先了解活動的需求與預算，大家可以想像成在買衣服一樣，先確定自己的風格需求與預算才可以找到適合自己的衣服，這邊推薦大家使用「5W2H」，這個方法可以幫助你更了解活動的需求，在之後的規劃上也會更順暢。   5W2H(七何分析法)  辦什麼活動(What)：確認活動的主題與內容 為什麼要辦活動 (Why)：確認活動的目標，這個在行銷的角度尤其重要，例如活動目標是增加品牌知名度或是提升業績呢？目標不同，做法也會不一樣 活動時間 (When)：確認活動何時舉辦，可以詳細到日期與時間 活動地點 (Where)：確認活動在何處舉辦，是線上還是實體？場地需要多大？ 活動參與者 (Who)：確認活動的參與者有誰，包含企劃團隊、目標受眾、講者、贊助商等 活動形式 (How)：確認活動要如何進行，採用什麼樣的形式與流程 活動預算 (How much)：確認活動經費有多少   建置活動團隊 規劃活動的過程是一個複雜也需要耗費時間的工作，這時候就需要一個分工明確的團隊，來確保活動從規劃到執行的順利，尤其假如是大型活動，其中的規劃執行工作量根本不是一個人可以掌控的，所以好的團隊會是活動進程的關鍵，以下小編就提供一個基本的團隊配置。   一般來說，活動團隊成員可以分類成五種角色： 專案經理整個專案對客戶的窗口，預算的編制及採購的決策等。 活動執行負責整個專案的推動，包含聯絡合作廠商，媒體邀請等......。 宣傳及行銷負責確保活動的潛在參與者都能得知活動相關的訊息，包含時間表、地圖、手冊、講者訊息等。此外，如何透過宣傳讓活動整體效益最大化，也是宣傳人員的工作。 美術編輯負責活動規劃到執行所需的視覺意象，包含主視覺、活動流程表的呈現、引導牌等.....。 技術執行負責活動中的軟硬體、場佈，其中包含燈光、音響、視訊。     擬定活動計畫書 計劃書的撰寫可以幫助團隊與客戶都可以清晰地了解活動的全貌，也有助於團隊中的成員更加有效率的完成自己的工作。 一份好的計劃書應該包含以下要素: 活動目標 活動時間 活動地點 活動時程表 活動環節表 主持人及來賓介紹 活動推廣計畫 餐飲安排 團隊工作分配表 聯絡合作廠商 活動中任何需要外部資源的地方都需要尋求合作廠商協助，根據不同的活動都需要不同的資源，小編在這邊提供一些比較常見的外部需求。   活動主持人 硬體設備公司 場地租借 攝影團隊 表演團隊 餐飲需求 贈品廠商 印刷廠商 廣告投放廠商 安排活動宣傳 一個活動的成功除了好的規劃也需要好的宣傳手段，通過了解活動的目標選擇是要實體行銷又或者是數位行銷，不管用哪一種，都要找到性價比最高的方法，才能讓宣傳的效益最佳化。小編在這邊也提供幾個比較常見的實體宣傳跟數位宣傳的管道。   實體宣傳 公車車體廣告 公車站廣告 大樓看板 路邊電視廣告 捷運燈箱廣告 羅馬旗 實體手冊 宣導品 數位宣傳 社群平台廣告 網站關鍵字廣告 影音廣告 kol宣傳 電視廣告 活動彩排 理論值跟現場實際進行差別是非常大的，因此活動前的彩排是非常重要的。 彩排基本上就是把所有活動環節按照當初規劃的時間走過一遍，從觀眾進場開始，不管是工作人員接待的方式、長官上下台的流程、音樂播放的時機、燈光的變換、上下台的動線，這些都需要現場實際走過一遍，彩排當下發現有不順暢的地方都可以即時做修正，確保正式活動的順利。   彩排需要注意的有那些?   1.硬體的調整:    透過彩排讓硬體技術人員了解活動流程，提供更好的呈現方式。 2.動線的安排:    確保活動會場的動線、上下台動線、工作人員動線的合理性，以及動線大小是不是符合活動需求。 3.人員的安排:    彩排當下依活動會場的大小判斷人員的安排是否妥當，是否要追加人手或刪去多餘的人員，  讓活動會場不要那麼壅擠。    活動現場執行與紀錄 來到這一步，活動終於要正式開始了！前面所耗費的時間都將在今天看到成果，但不是活動當天就沒有要注意的事情了~到活動現場要先確認所有一切軟硬設備都是否正常，隨時注意觀眾進場狀況，雖然彩排可以確認所有活動環節與時程，但活動當天總會有一些變數，你必須時刻注意所有有可能的變數，甚至是將可能影響活動順利的不安因素提前發現並解決，才可以讓正式演出順利進行。另外記得要為活動留下紀錄，豐富自己的經歷！ 活動評估 到了這邊，你緊繃的神經也徹底放鬆了，恭喜你！完成了一場活動！這是辦活動的最後一個步驟了，評估活動的成效很重要，每一次的活動經驗都可以為下一場活動提供更多寶貴的意見，不只是經驗上的傳承，數據上的統計也是很重要的，小編也在這邊分享幾個需要評估的項目~   1.活動需求與目標 整個活動有沒有達成當初辦活動的初衷與目標。 2.廣告宣傳成效 統計參與活動的人都是從哪一個宣傳管道得知活動消息，進而了解哪些宣傳管道轉化率較高，未來也可以做為宣傳的重點。 3.問卷調查 對觀眾進行問卷調查，進而得知觀眾對於活動的滿意度，不滿意的地方可以做為下次辦活動改進的地方。   總節 說到這裡，想要辦一場活動其實並不難，難的是如何把活動辦的好，規劃好一場活動也需要大量的經驗累積，都是到活動結束回過頭看才發現其實也有著許多可以精進的地方，也希望看這篇文章的大家可以透過每次經驗的累積辦出更好的活動！ 活動規劃公司與活動場地推薦 艾典創意整合行銷擁有多年線上線下活動規劃經驗，為您規劃任何形式活動上的創意發想，不論是尾牙春酒、記者會、產品發表、企業家庭⽇、企業年會/週年慶、展覽展會規劃、開幕/造勢活動、旺年會、成果展、園遊會、Party，透過我們一站式的整合規劃服務、專業執行團隊，讓您只需要出席活動，其他過程都由我們為您打點。 另外典空間提供專業的活動場地不管是企業活動、記者會、社團聚會還是文化藝術表演，典空間都能提供專業的場地設施和設備，確保活動的順利執行。  

活動規劃 2023.06.10

2023啟動儀式道具推薦 什麼是啟動儀式?

2023啟動儀式道具推薦 什麼是啟動儀式? 前言 常常看到活動流程表裡寫著，啟動儀式開幕，那所以甚麼是啟動儀式？為甚麼需要啟動儀式？什麼樣的活動需要啟動儀式呢？ 其實參與過非常多場的開幕儀式以及活動，市面上的啟動儀式道具非常多種，不過每一款適用的場合和活動不盡相同。 道具租借公司都在推陳出新，推出許多創新款的啟動道具，接下來我會詳細介紹市面上常見的啟動儀式類型和特點，以及該使用哪些道具類型使用比較適合！ 各種啟動儀式介紹 啟動儀式是一場活動中最重要的環節，其實這個代表一種慶祝、宣示和表達對新開始的承諾的儀式。這種儀式可以用來慶祝個人或組織的轉變、成長和發展，以標誌著新發展的開始。 譬如說很常看到，新的設備要上市、新的建案落成，或是新活動即將開始，這些其實都會需要啟動儀式來幫助我們讓整場活動都更圓滿更順利！ 簡單來說，其實可以把啟動儀式想像成一種激勵自己的一種振奮方式，所以也不局限於用在啟動儀式上，例如說簽約儀式、開幕儀式、產品發表等等。   剪綵道具 卷軸啟動儀式台 光柱啟動儀式 布幕揭牌啟動儀式台 全方位啟動儀式台 金球開花啟動儀式 魔法書啟動儀式 LED啟動儀式台 LED電視球   剪綵道具：   首先要先介紹的啟動道具大家可能也不陌生，這款道具是很多開幕活動像是百貨公司精品業者、新分店開幕等等，最基本會常見的。 通常剪綵道具是由長官手拿著紅色彩帶，等待倒數時就可以剪下手中的彩帶，剪綵開幕儀式時間也相較其他快速簡潔。         卷軸啟動儀式台：   卷軸啟動儀式台是非常多開幕儀式、啟動儀式愛用的一款道具，例如上述提到的政府單位、商業會議、發表展覽都非常常看到它的身影。 將手上的桿子往下推，中間的卷軸就會慢慢地展開，象徵一種活動開啟的宣示。如果不太清楚要如何操作，可以觀看以下介紹影片。               光柱啟動儀式： 這款道具是以從地面升起的光柱為特點，通常使用高功率的燈光或激光器來創造光柱效果。當啟動信號發出時，光柱從地面迅速升起，向上延伸，照亮周圍的環境。 落地光柱的高度和形狀可能因儀式需求而有所不同。它可以是單一的直立光柱，也可以是多個光柱形成的編排。光柱的顏色和亮度也可以根據儀式的主題和設計進行調整。 它通常可以搭配其他道具做配合使用，在其他啟動道具旁擺上光柱，可以更增添整體效果。           布幕揭牌啟動儀式台： 所謂的布幕指的就是機台中間的紅色布幕，當儀式正式開始時，主持人會宣布重要的儀式詞語，與會嘉賓將同時倒計時，並在倒計時結束時喊出“啟動！”。 這個時刻，長官將揭開中間的紅色布幕，展示計劃、項目或建築物的全貌。簡單來說可以想像成上述介紹過的卷軸啟動儀式台，兩款商品操作方式皆相同， 視覺和畫面感來說，紅色布幕揭牌更是典禮揭開序幕的一種象徵。         全方位啟動儀式台： 此款啟動儀式為近期最熱門的一款商品之一，它屬於三合一式機台，並且具有自動升降系統、LED發光燈片或珍珠板自由選擇、乾冰噴煙裝置，並且搭配發光燈箱裝置 當主持人進行倒數時，首先會升起發光燈片，再來會噴起乾冰達到舞台效果，三種配備在一個機台即可滿足，不需要再另外找廠商租借噴煙裝置或另外搭配道具豐富活動，是一款非常多功能型的道具機台。       金球開花 啟動儀式： 金球開花相較上面一體式的機台，它的機身相較輕便簡潔，木做六角柱櫃體 / 六面pp輸出可以選擇。金球的外觀採用金屬質感的材料，第一眼可能使其更加引人注目。 當啟動信號發出時，金球會隨即打開，這種效果通常是通過機械或電子設計來實現，金球內為發光燈片，自行選擇要輸出的內容物。           魔法書 啟動儀式： 此款魔法書啟動儀式和金球開花同樣都屬於機身輕便簡潔，它分為封面及內頁，當主持人開始倒數時，書本會跟著主持人速度跟著開啟，是一款非常好設計及可變的道具。 相較其他一體式的機台，這款啟動道具的可變性非常多，可以變身成護照、證書等等類型的書籍。如是擔心舞台上下高度或是舞台深度可以參考這兩款。           接下來要介紹的兩款道具，都是屬於近年來非常熱門的一款機台。現在台灣各個產業都脫離不了大數據創新，研發新科技階段，尤其是新創科技公司或政府單位， 這時候通常會需要比較新穎的啟動道具款式，首先要介紹的是近兩個月在非常多記者會出現的款式。   LED啟動儀式台： 此款LED台是使用P2.5規格，實現高畫質動態效果，搭配主視覺及燈光音效，展現氣勢獨特開場震撼力。可提供3~5位嘉賓共同啟動。 它的操作方式非常簡單，只需要提供想要播放的影片，或是由我們提供公版影片，在主持人倒數時，和操控人員協調好即可調整播放時間。             LED電視球： LED電視球是全台第一個首推的全LED球體面板，100x100cm體積，搭載P2.5最高規格，可落地擺放同時也具備高空懸吊功能。 可運用在各式活動，啟動儀式、產品展示、亮點形象建立、展覽、演唱會、企業活動或是私人派對，無論是當作展示品或啟動儀式，都可以利用此款商品達成。 絕對是您活動中最矚目的焦點。               結語 介紹完這麼多款啟動儀式道具之後，現在可能對於啟動儀式的流程會更了解，我們探索了8種等不同主題和形式。每一個啟動儀式都獨具特色，只要針對需要的活動加以挑選，其實會發現不管是哪一款道具，都能為活動帶來最大亮點加分效果，這些啟動儀式的背後是無盡的努力和創意。工作人員的精心安排和現場操作，讓這些儀式變得順利而精彩。無論是舞台上的表演，還是道具的精心設計，每一個細節都為這些儀式增添了豐富度和神秘感。

場地推薦 2023.06.10

2023台北場地租借攻略、場地推薦

2023台北場地租借攻略 前言 在2023年，租借場地已經成為企業、社區、團體等各種組織的常態化活動。 通常公司都需要找場地來舉辦各種活動，例如會議、研討會、展覽、音樂會、活動等等。 但，難道不能隨便上網找一間租借就好了嗎? 這篇文章會告訴你我們遇到的客戶和活動經驗， 總結一篇有關場地租借的關鍵要素，並提供一些實用的建議和提示， 幫助您找到一個值得信賴的場地租借業者，讓您的活動更加順利和成功！   目錄 一、如何選擇租借場地 確定活動類型 考慮場地大小和位置 確認租金和租期 查詢場地設施和設備 二、場地推薦 台北國際會議中心(TICC) 台北喜來登大飯店 三創生活園區 Legacy Taipei 典空間 活動會場 (一)如何選擇租借場地 確定活動類型 在選擇場地租借時，首先要確定您的活動類型。通常來說，公關公司可能會依據客戶需求來挑選適合他們需求的場地。 例如，您是否需要室內場地還是戶外場地？您的活動是商務會議還是婚禮派對？確定活動類型之後才能幫助您更好地選擇適當的場地。   考慮場地大小和位置 再來，需要考慮場地的大小和位置。假如今天舉辦的是記者會，需要確保的點不外乎是需要可以容納眾多記者的地方，或者是否能攜帶攝影器材，有足夠空間可以給架攝影高台收音等等。 有些攝影大哥可能需要在低點的位置做收音，需要先和場地方確認喇叭放置位置，以及最後媒體聯訪時的位置和距離。 另外，還需要考慮場地的位置，例如場地是否靠近捷運站、公車站、或是附近是否有停車場，有沒有很容易到達等等。 如果是選擇在台北租借場地的客戶，最重要的因素一定是要鄰近捷運站，交通方便對於大台北地區來說 才是一個最佳首選。   確認租金和租期   1.有挑選出幾個適合您活動的場地時，初步要先打電話確認是否有檔期可租用。 否則和客戶討論很久發現根本沒檔期租用那就必須得重新尋找，所以千萬不要忘記致電詢問檔期和租金時段要如何收費。 2.需要確保租金符合您的預算，但要如何得知是否符合? 可以事先計畫大概要多少花多少成本，我想從中獲得多少預算。 再來，和各個部門協調溝通是否有這個必要，或是決定各種預算上的考量限制。 最後再做所有計畫的統籌和執行層面的考量。簡單來說，初略的預算可以直接想成扣掉成本之後我是否可以有利潤上的回收。 其中成本就包含場地的租金在內，還需扣掉所有本次活動會碰到的所有成本。 3.最後確認租賃協議的條款和細節。 還需要確認租賃期限是否足夠長，以確保您有足夠的時間準備和舉辦活動。   查詢場地設施和設備 在挑選一輪您和客戶有喜歡的場地之後，可以先和場地方詢問看看是否可以前往勘查， 滿多場地都有提供場勘服務，因為用照片很難看出您的所有需求。 那去場勘時需要準備什麼? 1.找同事或事先聯繫好顧客一同前往。 2.先把想要和需要的問題準備好，例如:音響、照明、投影設備、洗手間、停車場等。需要確保場地提供您所需的一切設施和設備。 3.帶需要測量的設備到現場，例如:紙、筆、捲尺等等。 基本的勘查完成之後，可以和老闆同事討論過後再進行第二次勘查， 但事先還是必須和主辦方或是場地方聯繫好，有些場地方在第二次勘查時就會進行收費。   (二)場地推薦   通常在挑選場地上，一定會選擇和自己需求有相關的類型。除了上述提到的一些租借場地上需要知道的要點。 大致上的分類有以下這幾種: 1.會議中心  如果您需要舉辦大型會議、研討會、展覽等活動，會議中心可能是最佳選擇之一。 這些場地通常設有先進的設備和高品質的服務，能夠滿足各種不同的需求。 2.多功能廳  多功能廳是一個非常靈活的場地，可用於各種活動，例如音樂會、演講、宴會等。 這些場地的設施和設備通常也非常完善，通常在台北則是舉辦在大型飯店居多。 3.戶外場地 - 如果您需要舉辦野餐、露營、音樂節等戶外活動，戶外場地可能是最適合的選擇。 這些場地在大台北地區通常位於交通較不方便的地方，所以地理位置可能就是首要考慮的因素。   以下小編整理一些大家常聽過或是去過的地點，提供讀者做參考：   台北國際會議中心(TICC)：   台北國際會議中心官網 位於信義區，是台北市最大的國際會議場所，提供多種大小的會議室和會議廳，辦過非常多知名大型活動及會議。 配備現代化的設施，包括音響、投影機、網路等，也有專業的會議服務團隊提供協助。 官網內容非常清楚，每個展廳皆有詳細的照片內容可以瀏覽，同時也提供VR瀏覽。不必到現場場勘，也能身歷其境。 同時也提供租金試算表可以參考，自由選擇需要什麼設備調整價格，不需要透過電話詢價。           台北喜來登大飯店：   台北喜來登大飯店官網 位於中山區，是一個豪華的會議場所，同樣也提供多個大小不同的會議室，可容納10至1000人， 並且設備齊全，包括基本的音響、燈光、投影等設備，都一應俱全。 2023年有提供全新的會議室租借方案，不管是平日、早上或晚上都可以根據方案做選擇，是個相較有彈性的飯店場地。         三創生活園區：   三創生活園區官網 位於中正區，坐落於台北主要幹道 市民大道上， 是一個以創意、創新、創業為發想所打造的一個園區， 展演空間不僅提供多元空間，另外也打造虛實整合創新互動的全新舞台， 外面的廣場也可以搭配宣傳行銷做利用展示擺放，是一個結合非常多功能的展演園區。         Legacy Taipei：   Legacy Taipei官網 Legacy比較屬於演唱會、劇場、表演、設計等等領域會選擇租用的空間之一 位於華山1914創意文化園區的中五館，面積約230坪，挑高8米， 且容納人數可以至1000人，如果是需要特定演出形式的活動，推薦這邊給大家參考。     典空間 活動會場：   典空間 活動會場官網 位於中山區，是一間屬於多功能空間活動會場，大至記者會、論壇、展覽，小至學生成發、講座、會議， 都可以在典空間自由舉辦。從基本設備到專業技術團隊支援，都可以直接一手包辦，不需要另外找尋廠商來配合。 是一間功能和彈性都相對高的場地租借地點。       (三)結語   現在提供場地租借的風氣越來越盛行，尤其在寸土寸金的台北更是顯而易見。 所以找到適合活動舉辦的場地很重要，上述幾點要點把握之後， 相信可以讓活動更加順利之外，也能讓客戶留下更好的印象哦！ 如有任何活動相關問題，也歡迎按右下角按鈕，詢問或諮詢我們！